Nada plantea obstáculos como la falta de información.
Ya sabes cómo es: avanzas, las ideas fluyen y de repente te topas con una pared. El diseño debe detenerse hasta que desenterre la guía de estilo de su marca. O está en medio de una violación de datos y su equipo de servicio al cliente no puede recordar cómo se bloquean las cuentas. Está hablando por teléfono con un cliente y tiene que interrumpir la llamada hasta que encuentre una copia del contrato.
Estas situaciones no solo son frustrantes para los empleados y clientes. Independientemente de cuán inteligentes y creativos sean los empleados, no pueden hacer su mejor trabajo sin acceso a la información.
Los costos ocultos de la mala gestión del conocimiento.
Democratizar el acceso a la información es una parte esencial de la gestión del conocimiento, pero solo una parte de la historia. El verdadero valor de la gestión del conocimiento se puede ver en los períodos de ventas.
Es posible que alguien que ha estado haciendo un trabajo durante 30 años no pueda compartir todo lo que aprendió con su reemplazo en tres semanas. Cualquier cosa que se olvide de compartir probablemente se pierde para siempre.
¿Qué hace esta nueva empleada si encuentra un problema que no se ha discutido? Exactamente lo que debería hacer: encontrar una solución usted mismo y gastar más tiempo y dinero que podría haberse ahorrado con un buen sistema de gestión del conocimiento. No es de extrañar que las compañías de Fortune 500 pierdan al menos $ 31.5 mil millones al año porque no comparten su conocimiento.
Ese es el verdadero valor de la gestión del conocimiento: el conocimiento corporativo permanece en la empresa, sin importar quién forme parte del equipo.
Consejos inteligentes para la gestión del conocimiento.
Si está buscando una mejor manera de almacenar, compartir y proteger la información de la empresa, existen tres soluciones:
1. Guru
Son personas que desarrollan y refinan el conocimiento, pero la mejor manera de almacenarlo y compartirlo es mediante el uso de inteligencia artificial. Esta es la idea detrás de Guru, una plataforma de gestión del conocimiento con una función llamada AI Sugerir para recomendar información relevante basada en el contexto.
Guru captura información a través de entradas automáticas y manuales. Estos detalles se convierten en conocimiento al pedirles a los expertos del equipo que los revisen. La propuesta de inteligencia artificial de Guru presenta este conocimiento a los miembros del equipo cuando y donde lo necesiten.
Aunque Guru permite a las empresas comenzar su biblioteca de conocimientos desde cero, ofrece una serie de marcos personalizables para ayudarlos a comenzar. La clave para esto son las integraciones de Guru, que incluyen Slack, Gmail, Dropbox, Salesforce y más. Por ejemplo, Guru puede reconocer y sugerir contratos almacenados en Dropbox cuando alguien ingresa una frase como "su contrato" en un correo electrónico del cliente.
Sin embargo, no solo las ventas o el servicio al cliente pueden beneficiarse del gurú. Los equipos de desarrollo en Spotify, Slack, Square y otros usan Guru para acelerar los flujos de trabajo al sugerir fragmentos de código. Sus vendedores de contenido confían en Guru para proporcionar información coherente en todo el contenido del blog.
Aunque Guru es flexible, debes entender en qué consisten sus diversos planes. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento del contenido, necesita una suscripción experta o corporativa. Las integraciones de IA personalizadas y un administrador de éxito dedicado solo están disponibles en el plan de negocios.
Guru es económico incluso para equipos más pequeños. Los equipos de hasta 10 personas pueden usarlo de forma gratuita, mientras que los expertos pagan $ 24 por usuario por mes. Los planes de negocios se adaptan a las necesidades del cliente.
2. Document360
Document360 es una de las mejores maneras de mantener a todos en la misma página. Este sistema de gestión del conocimiento se puede utilizar con fines internos y externos y admite archivos multimedia y archivos de texto estándar.
Una característica importante de Document360 es el motor de búsqueda. No tiene que buscar en la base de datos durante horas para encontrar lo que necesita. Mientras el conocimiento esté bien marcado, la herramienta de búsqueda mostrará lo que está buscando. El etiquetado automático y las sugerencias fortalecerían el sistema.
Una cosa que Document360 hace bien es la administración de acceso. Las cuentas de los empleados pueden autorizarse con diferentes niveles de acceso. Algunos usuarios pueden ver todos los documentos guardados, otros solo algunos y otros pueden revisar pero no editar documentos. Para garantizar que nadie elimine de forma inadvertida este acuerdo de inversión, Document360 incluye una herramienta de copia de seguridad y restauración.
A pesar de la fuerte búsqueda y control de acceso, los usuarios de Document360 señalan algunas desventajas. Primero, el sistema no tiene una biblioteca de plantillas para elegir. Otros sugieren que la interfaz de usuario podría usar una nueva capa de pintura.
Document360 está disponible en cuatro niveles de precios y comienza en $ 49 por proyecto por mes para dos cuentas de equipo. Los clientes corporativos pagan $ 499 por proyecto por mes por 30 cuentas. Sin embargo, tenga en cuenta que pagar mensualmente es un 20 por ciento más que pagar anualmente.
3. Bloomfire
Otro sistema de gestión de conocimiento superior es Bloomfire. Al igual que Guru y Document 360, Bloomfire almacena y comparte información de la compañía. La herramienta Scarlet AI puede automatizar el etiquetado de contenido, aunque la función de recomendación no es tan inteligente como Gurus AI sugiere.
Donde brilla Bloomfire es su enfoque de redes sociales. Además de los archivos y documentos, Bloomfire alienta a los empleados a tomar fragmentos de su cultura (piense en fotos grupales y memes) para mejorar la retención del equipo.
Bloomfire también es conocido por su seguridad. Ofrece permisos basados en roles, así como un sistema de copia de seguridad y restauración. La función de inicio de sesión único es la mejor de su clase, lo que permite a los usuarios navegar entre aplicaciones vinculadas sin tener que ingresar una nueva contraseña cada vez. Cumple con GDPR y con HIPAA, por lo que es una buena opción para empresas y proveedores de atención médica con sede en la UE.
Bloomfire, que se puede configurar para proporcionar a los clientes un centro de conocimiento de autoservicio, es uno de los favoritos entre los equipos de servicio al cliente. Internamente, una base de datos de agentes puede reducir el tiempo de incorporación al proporcionar acceso a pedido a preguntas frecuentes y materiales de capacitación.
Desafortunadamente, Bloomfire no es accesible para equipos más pequeños: los paquetes comienzan en $ 15,000 al año para 50 usuarios o menos, y los acuerdos deben pagarse en incrementos de un año o más.
Atrás quedaron los días en que hojeaba los archivadores o llamaba a los pensionistas en pánico. Para mantener alta la productividad, la gestión del conocimiento debe ser digital y proactiva. Si alguien tiene un cliente por teléfono o se acerca una fecha límite, no tiene tiempo para poner su trabajo en espera. Cualquier cosa menos siempre activa, la gestión del conocimiento controlada por IA es solo otro obstáculo.
Las soluciones de gestión del conocimiento Post-3 para la productividad del cohete se publicaron por primera vez en ReadWrite.
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