Por alguna razón inexplicable, el término continuidad del negocio se ha utilizado como sinónimo de recuperación ante desastres desde principios del siglo XXI. Eso es un problema. La recuperación ante desastres no garantiza la continuidad del negocio. La continuidad del negocio consiste en garantizar que los objetivos comerciales estratégicos se sigan logrando incluso cuando surgen riesgos imprevistos. Con base en esta respuesta, ¿qué está dispuesta a invertir la empresa para mitigar este riesgo? En cambio, lo que vemos es que la tecnología resolverá todos nuestros problemas de continuidad comercial.
Esto significa que las áreas de negocios pueden tener una falsa sensación de seguridad y la creencia de que el plan de recuperación de desastres del departamento de TI las pondrá nuevamente en funcionamiento cuando ocurra un desastre. La verdad es que la recuperación ante desastres es solo un componente que se incluye en la continuidad del negocio. También es un componente que requiere una inversión sustancial por parte de la empresa para conciliar la criticidad de los procesos comerciales de cada unidad comercial dentro de la empresa.
Reconsidere su plan de continuidad comercial
Cuando pensamos en entrar en un plan de continuidad comercial, pensamos en razones como incendios o inundaciones. Sin embargo, en realidad, se llama a una gran cantidad de planes de continuidad del negocio porque se pierde personal que se ha llevado información importante para llevar a cabo procesos comerciales críticos para el negocio. En preparación para cualquier tipo de interrupción del negocio, hay una serie de resultados que toda empresa debe completar. Aquí hay cinco de los más críticos.
1. Asegúrese de que todos los procesos estén documentados en todas las áreas de negocio.
La continuidad del negocio es el proceso de garantizar de manera proactiva que todos los procesos críticos del negocio dentro de una empresa puedan continuar independientemente del riesgo que se haya realizado. Para tener un plan de continuidad comercial efectivo, todos los procesos necesarios para las operaciones comerciales deben documentarse y luego evaluarse, cuáles de los procesos son críticos para el negocio.
El resultado positivo de este proceso es que este ejercicio a menudo identifica numerosos procesos comerciales que ya no son relevantes para el negocio. Estos procesos a menudo se pueden eliminar sin afectar la productividad, y su eliminación también conduce a ahorros positivos para el resultado final. A menudo seguimos en el negocio porque "siempre se hicieron de esta manera", aunque no existe una lógica de por qué el proceso todavía existe.
2. Clasificar la importancia de cada proceso para la supervivencia de la empresa.
Cada unidad de negocio necesita determinar cuánto tiempo puede sobrevivir si sus recursos actuales para completar cada tarea se eliminan de la ecuación. Tomemos, por ejemplo, una función clave de las finanzas: generar nóminas. No sabemos cuándo se realiza un riesgo. En el mejor de los casos, esto sucederá un día después del día de pago y habrá tiempo para garantizar que se pueda redactar el próximo recibo de sueldo. Pero, ¿qué pasa si hay una catástrofe antes de que se cree el archivo contable? ¿Cuál es el plan de contingencia para garantizar que los empleados sean pagados a tiempo? Las empresas más pequeñas pueden tener la opción de emitir cheques manualmente y pasarlos físicamente a los empleados. Las grandes empresas pueden optar por invertir en un servicio de facturación SaaS que es 100% de conmutación por error. La conmutación por error significa que si un evento impide el acceso a la tecnología, el sistema automáticamente conmutará por error a otra ubicación con un reflejo preciso del software. El resultado es que la facturación se puede completar sin tiempo de inactividad.
Aquí está el problema. Muchas compañías suponen que TI los preparará para su uso inmediato. Sin embargo, si la empresa no ha determinado a través de un plan de continuidad comercial preciso y actualizado que la tarea en cuestión es crítica para el negocio y no ha invertido en el costo de la capacidad de conmutación por error, puede haber una demora significativa para volver a la operación.
El plan de continuidad del negocio debe indicar el cronograma después del cual cualquier proceso documentado puede no estar disponible sin afectar los objetivos estratégicos del negocio.
3. Invierta en una estrategia de recuperación de desastres que coincida con los resultados descritos anteriormente
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Un plan de recuperación ante desastres está muy orientado a la tecnología. ¿Cómo podemos volver a poner en funcionamiento nuestra tecnología si nuestra infraestructura tecnológica se daña o destruye por algún motivo o queda inutilizable de alguna manera? De alguna manera tenemos que asegurarnos de que nuestra importante infraestructura tecnológica esté preservada.
El plan de recuperación ante desastres también significa una evaluación consciente del análisis de costo-beneficio. En otras palabras, ¿dónde terminamos en el continuo de recuperación? Si nuestra infraestructura tecnológica falla, ¿podemos prescindir de ella por un día? ¿Una semana? ¿Un mes? La respuesta a esta pregunta determina la inversión que debe hacerse. Muchas grandes empresas confían únicamente en estrategias de respaldo y recuperación. En caso de error, se recupera e instala una copia de respaldo del software y los datos en el hardware nuevo o existente. Este no es un proceso rápido, aunque el proceso se ha mejorado significativamente gracias a las nuevas innovaciones en la tecnología de respaldo. Esta estrategia también es muy económica.
La cuestión es que la empresa necesita comprender que la estrategia de copia de seguridad y recuperación probablemente no satisfaga sus necesidades si necesita volver a ponerla en funcionamiento en un día. A menudo hay problemas con los datos recuperados y las pruebas son una parte crucial de este rompecabezas. Restaurar una copia de seguridad y asumir que se puede usar de inmediato es un error. La garantía de calidad y las pruebas son absolutamente críticas.
4. ¿Suscribirse a SaaS o almacenamiento en la nube? Revisa tu contrato
No asuma que sus proveedores de servicios tienen capacidades de conmutación por error. Al firmar contratos, el proceso de adquisición debe incluir una práctica en profundidad para garantizar que los contratos T y C estén en conformidad directa con el plan de continuidad comercial de la compañía. Personalmente, nunca he visto un contrato sin una cláusula de fuerza mayor. Una cláusula de fuerza mayor básicamente libera a ambas partes de cualquier responsabilidad en el caso de un evento fuera del control de cualquiera de las partes. ¿Subjetivo? Si. Revise sus contratos cuidadosamente y tenga en cuenta los riesgos potenciales. Sus proveedores pueden ser menos responsables de lo que piensa, especialmente en tiempos de la pandemia de coronavirus.
5. Nombres y números telefónicos por favor
En una emergencia, las emociones son altas. Necesitamos saber a quién llamar cuando hay un alto riesgo. Debe estar disponible una lista precisa y actualizada de nombres de contacto y números de teléfono y todos los empleados deben tener acceso rápido a la lista. Lamento decir esto, pero las impresiones de la lista deben estar disponibles si el acceso al sistema no está disponible.
Esto puede parecer una afirmación extraña, pero la lista necesita ser probada. Las personas enumeradas deben estar disponibles y los números de teléfono deben ser correctos. Si las partes interesadas nombradas no están disponibles durante una ejecución de prueba, no piense que estarán milagrosamente disponibles cuando ocurra un evento real.
Pandemia de coronavirus: no es una buena prueba para un plan de continuidad comercial
Después de experimentar lo que solo se puede esperar es la peor parte de la pandemia de coronavirus, tenemos una falsa sensación de seguridad de que nuestras compañías han arreglado la continuidad del negocio. En realidad, solo sabemos que algunos de nosotros podríamos trabajar desde casa. Los edificios no fueron destruidos. De hecho, a la mayoría de nosotros todavía se nos permitía ingresar a los edificios cuando era necesario. No se destruyó infraestructura tecnológica. Nuestros proveedores de servicios todavía están en el negocio. Esta no fue una prueba efectiva para nuestro plan de continuidad comercial. Pero podría ser la llamada de atención que todos necesitamos para asegurarnos de que estamos trabajando hacia un plan de continuidad comercial efectivo.
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Los cinco pasos posteriores que las empresas ahora deben tomar para garantizar que la continuidad del negocio aparezca por primera vez en TechGenix.
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